Come previsto dall’art. 24 comma 2 del D.lgs. 24/2023, dal 17 dicembre 2023 le imprese che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non inferiore a 50 e non superiore a 249 dovranno attivare il canale di segnalazione interna.
Cosa devono fare, dunque, le società in vista della scadenza del 17 dicembre?
- Individuare un canale di segnalazione adeguato con le relative modalità di accesso e decidere se consentire o meno le segnalazioni anonime;
- individuare e nominare i soggetti (interni o esterni) incaricati della gestione del canale di segnalazione;
- redigere una procedura per la gestione del canale di segnalazione;
- redigere un’informativa rivolta ai potenziali segnalanti circa l’esistenza ed il funzionamento dei canali di segnalazione;
- fare la valutazione di impatto sulla protezione dei dati;
- attivare il canale di segnalazione interna dopo avere consultato le RSA/RSU o le organizzazioni sindacali;
- redigere o aggiornare il codice disciplinare.
A cosa fare attenzione nel corso delle investigazioni aziendali avviate a seguito di una segnalazione?
Le investigazioni interne avviate a seguito di una segnalazione sono un’attività molto delicata che va condotta in modo appropriato.
Ecco una lista di cose da fare e da non fare.
DOs
- Individuare la strategia e le modalità operative più appropriate per condurre le investigazioni.
- Affidarsi a società specializzate in caso di pedinamenti e digital forensic.
- Redigere il mandato investigativo alle agenzie eventualmente incaricate, secondo i principî privacy e tenuto conto delle pronunce giurisprudenziali in materia.
- Condurre le interviste al segnalante, al segnalato o ai dipendenti informati sui fatti alla presenza di testimoni.
- Redigere un verbale scritto delle dichiarazioni rese nel corso delle interviste e/o, con il consenso dell’intervistato, registrare il colloquio.
- Valutare con attenzione la rilevanza disciplinare degli elementi che emergono dalle investigazioni.
- Gestire in maniera appropriata le procedure disciplinari e le eventuali sanzioni disciplinari che ne dovessero seguire.
DON’Ts
- Non gestire da soli le investigazioni, ma affidarsi ad esperti.
- Non consentire a soggetti non autorizzati di accedere alle informazioni relative alle investigazioni.
- Evitare il rischio che il dipendente intervistato durante un’investigazione possa rivendicare di aver subìto pressioni o maltrattamenti.
- Evitare controlli indiscriminati sulle e-mail aziendali dei dipendenti, al di fuori dei limiti di legge e delle regole previste nella procedura sugli strumenti di lavoro.
Toffoletto De Luca Tamajo è pronto a supportare le società nell’adozione delle misure richieste dal D.lgs. n. 24/2023 e nel condurre al meglio le investigazioni aziendali.
Per maggiori informazioni: comunicazione@toffolettodeluca.it
