Smart working e disconnessione: cosa può fare l’azienda?

Di: Avv. Wanda Falco

È trascorso un anno da quando per la prima volta il Governo con DPCM dell’1 marzo 2020 sollecitò le aziende all’utilizzo dello smart working come strumento di contenimento del contagio da Covid-19.

Nel corso di quest’anno di pandemia le aziende e i lavoratori hanno avuto modo di apprezzare i notevoli vantaggi del ricorso al lavoro agile, quali la migliore conciliazione dei tempi di vita e lavoro e l’incremento della produttività.

La maggiore flessibilità, infatti, permette al lavoratore di bilanciare al meglio i tempi di lavoro con le esigenze della vita privata, risparmiando notevolmente anche sui costi connessi agli spostamenti più o meno lunghi da casa al luogo di lavoro.

Dalla flessibilità e dalle migliori condizioni di lavoro discende inevitabilmente un incremento della produttività dei lavoratori e una riduzione del tasso di assenteismo. A ciò si aggiungano i benefici che l’azienda può trarre dalla riduzione dei costi di gestionedegli spazi di lavoro in termini di utenze, pulizia e attrezzature.

Nel corso di quest’anno, tuttavia, sono anche emerse alcune problematiche dell’implementazione di questa nuova forma di lavoro come quella della tutela del diritto alla disconnessione del dipendente, recentemente oggetto anche di una risoluzione del Parlamento europeo.

Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e cosa possono fare le aziende per evitare problemi.

La risoluzione del Parlamento europeo

Come osservato dall’avv. Bottini in un articolo pubblicato il 27/01/2021 su NT Plus Diritto (“Diritto alla disconnessione. Tra digitalizzazione, lavoro agile e tutela della salute – La risoluzione del Parlamento europeo”), la digitalizzazione ha portato numerosi vantaggi ai datori di lavoro e ai lavoratori, ma ha anche comportato la nascita di una cultura del “sempre connesso” che può mettere a rischio la salute fisica e mentale dei lavoratori.

Tale problematica è stata oggetto di una recente risoluzione del Parlamento europeo secondo cui:

  1. gli strumenti digitali hanno aumentato la flessibilità per quanto riguarda l’orario, il luogo e il modo in cui il lavoro può essere svolto e il modo in cui i lavoratori sono raggiungibili al di fuori del lavoro;
  2. un utilizzo adeguato degli strumenti digitali può costituire un valore aggiunto per i datori di lavoro e per i lavoratori in quanto consente una libertà, indipendenza e flessibilità maggiori per organizzare meglio l’orario di lavoro e le mansioni lavorative, ridurre il tempo impiegato per raggiungere il luogo di lavoro e facilitare la gestione degli obblighi personali e familiari, creando in tal modo un equilibrio migliore tra vita privata e vita professionale;
  3. l’essere costantemente connessi, insieme alle forti sollecitazioni sul lavoro e alla crescente aspettativa che i lavoratori siano raggiungibili in qualsiasi momento, può influire negativamente sui loro diritti fondamentali, sull’equilibrio tra la vita professionale e quella privata, nonché sulla salute fisica e mentale.

Alla luce di tali considerazioni il Parlamento invita la Commissione a presentare una proposta di direttiva dell’Unione su norme e condizioni minime per garantire che i lavoratori possano esercitare efficacemente il loro diritto alla disconnessione, per disciplinare l’uso degli strumenti digitali a scopi lavorativi e per tutelare da trattamenti sfavorevoli chi esercita il diritto alla disconnessione.

Tale diritto consiste nella possibilità di astenersi dallo svolgere mansioni, attività e comunicazioni elettroniche lavorative, come telefonate, e-mail e altri messaggi, al di fuori dell’orario di lavoro senza subire discriminazioni e altre conseguenze negative.

In altre parole, va garantito il rispetto dell’orario di lavoro e della sua prevedibilità, essenziale per la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori e delle loro famiglie.

Cosa possono fare in concreto le aziende?

Come ricordato anche dal Parlamento europeo nella citata risoluzione, data la natura in evoluzione del mondo del lavoro, vi è una crescente necessità di informare pienamente i lavoratori sulle loro condizioni di lavoro al fine di attuare il diritto alla disconnessione.

Tale diritto è riconosciuto nel nostro ordinamento in quanto la legge sul lavoro agile (L. 81/2017) prevede che l’accordo tra datore di lavoro e lavoratore individui le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

A una prima lettura dell’art. 18, co. 1, della L. 81/2017 potrebbe dirsi che c’è contraddittorietà fra la norma volta a riconoscere l’assenza di precisi vincoli di orario per il lavoratore agile e la disposizione che garantisce anche a quest’ultimo la tutela derivante dalla necessità di rispettare i limiti di durata massima previsti da legge e contrattazione. In realtà, l’assenza di precisi vincoli di orario implica soltanto che nell’accordo fra le parti non debba essere necessariamente individuata la fascia oraria in cui la prestazione dovrà essere resa, restando libero il lavoratore di prestare la propria opera nei momenti a lui più consoni così da poter rendere effettiva la conciliazione vita-lavoro. Per conseguire tale risultato è necessario, tuttavia, rispettare – pur in assenza di una precisa collocazione dell’orario – i limiti massimi alla prestazione previsti dal d.lgs. n. 66/2003 e dai contratti collettivi.

Il lavoratore in smart working, dunque, non è tenuto a essere rintracciabile durante tutta la giornata, ma solo negli ambiti temporali stabiliti dall’accordo individuale (o, fino alla cessazione dello stato di emergenza, in un regolamento unilaterale), che comunque non possono essere superiori al normale orario di lavoro cui il lavoratore è tenuto.

Le aziende e, quindi, i dipendenti in smart working sono obbligati a rispettare le norme sui riposi previste dalla legge e dal contratto collettivo e, in particolare, a effettuare almeno 11 ore consecutive al giorno e almeno 24 ore consecutive ogni sette giorni (di regola coincidenti con la domenica) di riposo e disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

Per assicurarsi che ciò avvenga sarebbe opportuno, ove possibile, che il server aziendale non consentisse l’accesso per alcuna funzione (email, accessi agli archivi e a qualunque servizio) nelle ore e nei giorni di riposo (ad esempio dalle ore 20:00 alle ore 7:00 e durante l’intera domenica).

Quanto alle misure tecniche, come sperimentato da alcune aziende tedesche, si potrebbero implementare modalità automatiche di consegna ritardata delle e-mail che partono in determinate fasce orarie per evitare che il loro arrivo in ore notturne o comunque extra lavorative faccia sentire il lavoratore in dovere di rispondere.

Esistono, poi, misure organizzative come policy aziendali o linee guida relative al corretto utilizzo dei dispositivi e finalizzate a garantire un uso appropriato della tecnologia e a evitare forme di invasione della vita privata mediante l’abuso di telefonate, sms o chat aziendali e l’invio di e-mail al di fuori dell’orario di lavoro e durante i periodi di ferie, riposo o malattia.

Si pensi, ad esempio, all’accordo di Unicredit del 13/04/2018 il quale dispone che le apparecchiature aziendali devono essere usate non solo nel rispetto dell’orario di lavoro, ma anche in modo appropriato, evitando abusi dei canali digitali; i dipendenti devono fare un uso responsabile delle e-mail, di norma rispettando l’orario di lavoro ufficiale, giornaliero e settimanale, i periodi di ferie e malattia, e i diversi livelli di responsabilità manageriale e di anzianità, inviandole solo ai destinatari strettamente necessari, e avendo cura di inserire la copia conoscenza solo in via eccezionale. Infine, si invita ad evitare l’uso eccessivo delle e-mail e a preferire quando possibile il dialogo diretto.

Conclusioni

L’esplosione dello smart working come nuovo modo di svolgimento della prestazione lavorativa ha dato innegabili opportunità ad aziende e lavoratori: la tecnologia comporta, però, anche rischi per cui va gestita con attenzione.